第6篇：采購(gòu)付款循環(huán)如何實(shí)施ERP
采購(gòu)付款循環(huán)主要包括以下幾個(gè)模塊：采購(gòu)需求分析管理(即所謂MRP)、采購(gòu)管理、材料倉(cāng)管理、應(yīng)付管理；它的實(shí)施步驟及方法同營(yíng)業(yè)收款循環(huán)的實(shí)施相似，在此就不詳細(xì)講解，本篇重點(diǎn)講解決一下，家具工廠在實(shí)施采購(gòu)管理方面的一些誤區(qū)及實(shí)施時(shí)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容：
誤區(qū)一、用ERP管理同手工管理差異不大
我們?cè)谕芏嗉揖吖S的采購(gòu)人員接觸當(dāng)中，經(jīng)常能感受到很大一部分的采購(gòu)人員的誤區(qū)，用ERP系統(tǒng)采購(gòu)?fù)止げ少?gòu)沒(méi)多大的區(qū)別，我以前用手工做，采購(gòu)也沒(méi)有出太大的問(wèn)題呀！真的是這樣嗎？我們?nèi)}(cāng)庫(kù)參觀的時(shí)候卻發(fā)現(xiàn)，倉(cāng)庫(kù)到處都是存貨，并且很多材料都已經(jīng)呆滯了很久了！
為什么現(xiàn)代的制造業(yè)都得用ERP？先簡(jiǎn)單做個(gè)說(shuō)明：
（1）您的企業(yè)在車間里有半成品庫(kù)存嗎？如果有，那么用手工方式來(lái)計(jì)算采購(gòu)的需求量就一定是錯(cuò)的，只能算個(gè)略值，而且一定比實(shí)際需要的數(shù)值為多，表示您一定會(huì)多買材料，而將來(lái)一定會(huì)有報(bào)廢的庫(kù)存損失；
（2）您企業(yè)的研發(fā)單位有沒(méi)有應(yīng)用共用件材料?即把同一種規(guī)格的材料盡量用到多種產(chǎn)品上去，這樣一來(lái)可以減少材料的種類。如果有的話，那么以手工來(lái)計(jì)算采購(gòu)的需求量就一定錯(cuò)的更離譜，因?yàn)檫@牽涉到共用料件（common parts）的凈算問(wèn)題。聰明的采購(gòu)計(jì)劃人員會(huì)怎么做？對(duì)了，多買一點(diǎn)，反正買多了沒(méi)有人羅嗦，要是買少了，生產(chǎn)單位的人叫嚷起來(lái)，一定是計(jì)算采購(gòu)量的人先倒霉，何必呢？
（3）更妙的是，這種計(jì)算的結(jié)果，沒(méi)有人會(huì)查核，因?yàn)榫退阌腥艘椋约阂菜悴粶?zhǔn)。倉(cāng)庫(kù)里不是總有些陳年呆廢的材料躺在那兒?jiǎn)幔坑行U大一部分就是這樣產(chǎn)生的。日后若上層領(lǐng)導(dǎo)真要追究起來(lái)，您也絕對(duì)不必?fù)?dān)心，因?yàn)檎l(shuí)都無(wú)法弄清楚這些呆料究竟是怎么產(chǎn)生的。它有可能是當(dāng)初多買的，也可能是銷售單位的訂單變更造成的。反正，說(shuō)不清楚就是了，而總經(jīng)理也無(wú)法找出任何一個(gè)“理應(yīng)負(fù)責(zé)”的部門。
ERP中的采購(gòu)需求分析就有辦法把上述這種采購(gòu)的真正實(shí)際需求量計(jì)算的一清二楚，責(zé)任的歸屬也明明白白。倉(cāng)庫(kù)里的存量可以降低，積壓的資金可以減少，而庫(kù)存呆滯的損失更可以大幅度降低。您說(shuō)，用ERP同手工比，是不是有很大的差異？
誤區(qū)二、采購(gòu)單價(jià)越低越好
大家都知道，采購(gòu)管理的功能在同時(shí)達(dá)成[1]交期：要準(zhǔn)時(shí)、迅速；[2]質(zhì)量：要好，符合所需的規(guī)格，最好能免檢驗(yàn)即可入庫(kù)；[3]成本：要低。由于采購(gòu)成本在總成本中所占的比率相當(dāng)高，因此采購(gòu)成本都會(huì)受到高層領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)?shù)刂匾暋Ｈ欢S多高層領(lǐng)導(dǎo)往往只知道要求采購(gòu)人員取得最低的采購(gòu)單價(jià)，而忽略了真正的目標(biāo)是要降低總成本，這是一種“見(jiàn)樹(shù)不見(jiàn)林”的作法。為什么呢？一味壓低采購(gòu)單價(jià)有時(shí)反而會(huì)造成反效果，而迫使總成本上漲，例如質(zhì)量降低會(huì)使檢驗(yàn)費(fèi)用上升，延遲交貨會(huì)造成車間的停機(jī)和過(guò)多的制令調(diào)整，使間接人工費(fèi)用也隨之上升等，有時(shí)是得不償失的，因?yàn)樗械某杀咀詈蠖紩?huì)反映在公司的采購(gòu)單價(jià)中（賠錢的買賣沒(méi)有供應(yīng)商會(huì)長(zhǎng)期做的）。
誤區(qū)三、靠欠料表來(lái)催貨
我們?cè)诤芏嗉揖邚S的采購(gòu)調(diào)研當(dāng)中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題就是：采購(gòu)人員不相信原先計(jì)劃單位提出的采購(gòu)需求計(jì)劃，而是靠[欠料表]的內(nèi)容來(lái)催貨。試想：生產(chǎn)工作已在車間展開(kāi)了才發(fā)現(xiàn)有欠料，才讓采購(gòu)人員知道該催什么料，豈不是太遲了嗎？其間造成的損失不知道有多少。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)制度只會(huì)玩“料+工+費(fèi)”那一套成本數(shù)字游戲，根本就算不出‘非生產(chǎn)成本’及這種因時(shí)間延遲而產(chǎn)生的額外成本，高層領(lǐng)導(dǎo)也不知道哪里不對(duì)，不知道該“心痛”，還以為生產(chǎn)的游戲規(guī)則本就該如此，各部門也樂(lè)得依樣畫葫蘆地照干，最終受損的還是企業(yè)本身。
家具企業(yè)采購(gòu)管理實(shí)施的重點(diǎn)：
理想的采購(gòu)管理最好是JIT(Just In Time)方式，要求：[1]數(shù)量上希望剛剛好，不多也不少。買多了，將造成呆料，大量積壓資金；買少了，又會(huì)欠料；[2]時(shí)間上希望不早也不晚。買早了，會(huì)造成庫(kù)存水平上升；買晚了，又會(huì)欠料而造成車間的停工損失，說(shuō)到JIT可能馬上就會(huì)有人跳出來(lái)同我說(shuō)，家具廠不可能做到零庫(kù)存的，我看未必，全部材料都做到零庫(kù)存確實(shí)有困難，也不現(xiàn)實(shí)，但是，如果將材料分類之后，我們可以發(fā)現(xiàn)有很大一部份材料確實(shí)是可以做到零庫(kù)存的；我們可以將材料的采購(gòu)性質(zhì)細(xì)分為制令別采購(gòu)：完全按照生產(chǎn)計(jì)劃的需求量來(lái)采購(gòu)，象五金、包材類材料，這些材料的供應(yīng)商就在企業(yè)附近，采購(gòu)周期短，很容易獲得，這些材料就完全可以零庫(kù)存；批量別采購(gòu)：針對(duì)采購(gòu)周期較長(zhǎng)，獲得不易，并且是通用的一些材料，比如，實(shí)木、板料、薄片、皮、布等，通常這類材料會(huì)設(shè)定一定的安全庫(kù)存，這些材料就無(wú)法做到零庫(kù)存了，批量別采購(gòu)也就是通常所說(shuō)的MRP；訂單別采購(gòu)：一些客戶指定的專用材料，只能在某一個(gè)訂單中使用，比如一些特殊的五金，采購(gòu)周期較長(zhǎng)，甚至要從國(guó)外進(jìn)口采購(gòu)，這些材料的采購(gòu)就完全可以做到零庫(kù)存，因?yàn)檫@種材料，你多買了，也很可能會(huì)成為呆料；請(qǐng)購(gòu)別采購(gòu)：指耗用性的間接材料及總務(wù)用品都可以在有請(qǐng)購(gòu)需求之后，再去采購(gòu)，這類材料，也完全可以做到零庫(kù)存。當(dāng)然要做到根據(jù)不同的材料，設(shè)定不同的采購(gòu)模式，這就要求ERP系統(tǒng)能夠根據(jù)企業(yè)對(duì)材料的不同需求狀況及供應(yīng)交貨周期狀況作靈活的處理。
