上期我們討論到信息化如何幫助家具企業(yè)渡過‘寒冬’的問題，當(dāng)前信息化的范圍很廣，對制造型的家具企業(yè)來講，大家談的最多最核心的還是ERP，所以我們還是以ERP為主體，來探討家具工廠在實(shí)際的管理當(dāng)中，如何運(yùn)用ERP來進(jìn)行敏捷有效的管理。
銷售訂單可以說是企業(yè)管理的起點(diǎn)，所以，銷售訂單的準(zhǔn)確性對于企業(yè)來說，至關(guān)重要。若銷售訂單有錯(cuò)，如訂單數(shù)量或者訂單價(jià)格有問題的話，則會(huì)造成一系列的連鎖反應(yīng)，計(jì)劃、采購、生產(chǎn)、庫存等等都會(huì)受到牽連，所以，在實(shí)際管理過程中，應(yīng)該千方百計(jì)保障銷售訂單的準(zhǔn)確性。
傳統(tǒng)的作業(yè)方式基本上都是靠人填單，查價(jià)格、查訂金余額、查庫存，再傳真或電話向經(jīng)銷商反復(fù)溝通確認(rèn)進(jìn)行，因此接單過程中效率不高，容易出錯(cuò)，電話、傳真等費(fèi)用高，并且很多資訊對經(jīng)銷商不透明，經(jīng)銷商滿意度不高等情況隨即產(chǎn)生，如何借助于ERP來改善這些方面呢？
在ERP系統(tǒng)中，也有不少的措施，來保障銷售訂單的準(zhǔn)確率，我們挑幾個(gè)重點(diǎn)講一講：
控制點(diǎn)一：產(chǎn)品價(jià)格控制。
在ERP系統(tǒng)中，有三個(gè)地方存儲(chǔ)著產(chǎn)品的價(jià)格，分別為標(biāo)準(zhǔn)售價(jià)表、客戶價(jià)格表與客戶報(bào)價(jià)單。這里要特別強(qiáng)調(diào)的是，客戶價(jià)格表的重要性。在客戶價(jià)格表中，存儲(chǔ)著客戶與產(chǎn)品信息。也就是說，企業(yè)某個(gè)產(chǎn)品可能會(huì)賣給不同的客戶，幣別、付款方式、價(jià)格、甚至不同的期間價(jià)格都會(huì)有所不同。此時(shí)，在管理的時(shí)候可能會(huì)張冠李戴。為了杜絕這種情況，ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)了客戶產(chǎn)品價(jià)格表。這就可以保證，哪個(gè)客戶就給自動(dòng)給哪個(gè)價(jià)格，而杜絕了張冠李戴情況的發(fā)生，也避免了要靠人去反復(fù)核對帶來的管理及時(shí)間成本。
我們都知道家具行業(yè)普遍是接單時(shí)要收到金額貨款或部份訂金，對一些優(yōu)良客戶為了保障企業(yè)資金的安全，也會(huì)對客戶進(jìn)行信用額度管理。也就是說，當(dāng)客戶賒銷到一個(gè)具體的額度時(shí)，是否允許再對該客戶進(jìn)行賒銷。這要根據(jù)企業(yè)不同的設(shè)置而采取不同的控制措施。當(dāng)企業(yè)設(shè)置為“信用額度超過提醒”時(shí)，則仍然可以下訂單;銷售訂單也可以審核。只是在訂單保存或者審核的過程中，會(huì)給用戶一個(gè)友好的提醒，告知用戶這個(gè)客戶信用額度已經(jīng)超標(biāo)。若再向該客戶下單的話，企業(yè)需要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，企業(yè)也可以對客戶進(jìn)行強(qiáng)制的信用額度管理。當(dāng)客戶超過這個(gè)額度的話，則業(yè)務(wù)員不能夠再審核這個(gè)客戶的銷售訂單。所以，當(dāng)客戶的狀態(tài)是“信用額度超過”時(shí)，只是提醒還是拒絕下訂單，則需要企業(yè)根據(jù)自身的承受能力與客戶的信用水平進(jìn)行抉擇。有了這點(diǎn)控制就可以將傳統(tǒng)單據(jù)必須由財(cái)務(wù)手工審批的過程交由系統(tǒng)自動(dòng)按設(shè)置審批了，既保證了資金的安全，又加快了審批的流程，最重要的是系統(tǒng)是不講‘人情’的。
在ERP系統(tǒng)中，還可以對客戶的交貨方式進(jìn)行管理控制。如客戶一次下單可能會(huì)有十個(gè)柜。那么這十個(gè)柜子的產(chǎn)品是一次性交貨呢，還是可以分批交貨，為此，在銷售訂單中，對訂單的交貨方式進(jìn)行了設(shè)定。
另外還有一種特殊的交貨形式，即從供應(yīng)商那邊直接發(fā)貨給客戶。比如有些產(chǎn)品自己廠不做，由供應(yīng)商直接OEM，然后從供應(yīng)商那邊直接發(fā)貨給客戶。不經(jīng)過企業(yè)的倉庫周轉(zhuǎn)。
做內(nèi)銷的家具企業(yè)，特別是做民用家具的，普遍會(huì)采用預(yù)測型生產(chǎn)模式，即常規(guī)產(chǎn)品都有一定量的庫存，客戶下單后，貨款打過來就可以先到先得，但是如果同一天多個(gè)客戶都要這款產(chǎn)品，而庫存又不夠的情況下，如何保證業(yè)務(wù)員之間不‘搶貨’，并保證公平公正，在ERP中就可以使用訂單鎖庫存的功能來真正實(shí)現(xiàn)電腦自動(dòng)分配貨物，將業(yè)務(wù)員從事物性的工作中解脫出來。
